Preparar un presupuesto

Presentar una propuesta¿Tiempo perdido?

El punto de partida: Una entidad bancaria, de las surgidas en los últimos movimientos del sector financiero, quiere rematar el proceso de «diferenciación» rediseñando sus oficinas, por lo que plantea una especie de concurso restringido solicitando presupuesto a pequeñas empresas de construcción para remodelar su red. Pocas, solo tres o cuatro y no relacionadas con el banco de origen.

El objetivo: Obtener, y ejecutar, un diseño con los elementos y procesos necesarios para la nueva imagen y tipología de clientes. Aparentemente, una solicitud de presupuesto para el diseño de oficinas y ejecución de obra.

Este tipo de proyectos no suelen llegar a las pequeñas empresas más que troceados a través de la cadena de (abusivas) subcontrataciones así que la propuesta requería la demostración de capacidad, ya que la red de oficinas de la entidad, distribuidas por todo el Estado, se acerca a los tres dígitos. El presupuesto debía incluir:

  1. Propuesta de consultoría: investigación de clientes para saber el porqué de cada cosa que se proyecta en el diseño.
  2. Presupuesto AUDIT: estado de todas y cada una de las oficinas que componen la red
  3. Presupuesto del diseño tipo de la oficina piloto (ya en funcionamiento y que ejerce de oficina principal)
  4. Presupuesto de obra para esta oficina central según el diseño tipo
  5. Presupuesto en m2 de obra ejecutable, en base al diseño propuesto, para todas las oficinas de la red

¿Datos para la realización de esta propuesta?

  • Listado de oficinas
  • La información sobre la filosofía de la nueva entidad que se pueda encontrar en su Web
  • Una página con un escueto esquema del modelo estratégico (en el que se confunden indicadores con objetivos, estrategias con deseos y procesos con sesiones de motivación positiva)

¿Palabras clave de cara a la galería? Las de siempre: Por personas para las personas, Transparencia, Simplicidad, Innovación, Compromiso, Confianza…

¿Información sobre los criterios de valoración de la propuesta o del proceso de selección? Ninguna, ni la más básica como el rango presupuestario o plazos de ejecución. Y, por supuesto, nada de criterios de valoración o tiempo de respuesta. Pero, eso sí, dos semanas para presentarla.

Para una pequeña empresa, un proyecto tan apetecible como inexpugnable. Con todo, la mayor dificultad se les presentaba en el punto 1: Presupuesto de consultoría para investigación de clientes que justifique el diseño propuesto. Así, sin más detalles.

Empezaron a pensar en a quién recurrir hasta que alguien cercano a la empresa, acostumbrado a trabajar con todo tipo de consultoras, les dijo que necesitaban a alguien que pensara «raro», «diferente», fuera de los cauces típicos. Y esa persona me llamó.

Con menos explicaciones de las que he descrito aquí, puesto que a toro pasado la información se canaliza y estructura, empezamos a desentrañar los objetivos y dificultades. En realidad me llamaron para que presupuestara la «consultoría» que les pedían. Tenían que concentrarse en la ambigüedad y dificultad de sus estimaciones así que lo que necesitaban con urgencia era una cifra y una «pequeña» descripción. Pero no era tan sencillo.

En primer lugar porque del resultado de esa «acción» (lo que dijeran los clientes) dependería lo que tenían que presupuestar pero, centrándonos en la petición, ¿qué se entendía por clientes, los que ya tenían o los que podían/querían tener? Si existía una estrategia implicaba también una segmentación: ¿Alguna base de datos disponible? ¿En todas las ciudades que tenían implantación o en una muestra? ¿Sobre un diseño de servicios ya cerrado o abierto a nuevas opciones? ¿Muestra cualitativa, cuantitativa o mixta? ¿Presencial? ¿Alguna persona responsable de la entidad con la que poder hablar?

Por otro lado, extraoficialmente circulaban rumores sobre la venta de esta red como banco independiente por lo que el panorama se presentaba muy poco claro. La fotografía, tras la urgencia del primer análisis, ofrecía las siguientes posibilidades:

  1. El bocado aparente: Diseño y ejecución de obra de toda la red de oficinas de un «nuevo banco».
  2. Más realista: Diseño (y tal vez) ejecución de la oficina piloto a coste inferior al real por haber sido propuesto en base a la oferta del paquete completo.
  3. La más probable: Que la propuesta seleccionada en esta especie de concurso restringido (hábilmente enmascarado en una solicitud de presupuesto de «reformas») pasara a formar parte de la «estrategia de venta» de la entidad

Aun en el caso de que el banco tuviera intención real de ejecución, había que competir con otras empresas y no sólo en costes sino en la forma de presentarla porque, eso sí, debía ser muy profesional y en la «central». Y esto último, especialmente, preocupaba a mi cliente.

Visualizado y (bastante) ordenado el panorama, la opciones y las (escasas) posibilidades, mi pregunta fue: «¿Merece la pena?» Y su respuesta inmediata, clara y contundente:

Ya sé que no va a salir, ni siquiera creo que tengan intención de ejecutar nada, pero sé que nosotros podríamos así que vamos a aprender a presentarnos a clientes grandes. Y además, nunca se sabe, quien ahora esté ahí mañana puede estar en otro lado y ya nos conoce…

Su respuesta captó mi interés, la «acción de consultoría» que les pedía la entidad pasó a segundo plano (incluso haciéndome olvidar mi rechazo a quien la pedía) y me sumergí en el apasionante reto de ayudar a mi cliente a poner el punto de partida para su estrategia de diversificación.

La segunda fase fue la preparación de esa propuesta con un resultado que a todos nos resultó satisfactorio, así que la tercera vino rodada: el empresario necesitaba encontrar la forma conseguir que su visión fuera conocida, y compartida, por toda la empresa. Ambas, así como las conclusiones, merecen reflexión a parte.

Para mí fue un punto de inflexión importante en un tipo de servicios en los que, por mi propia evolución y por el contexto de crisis, ya no me sentía cómoda. Digamos que me dio la oportunidad de explicitar un proceso de reflexión interna para enfocar nuestra aportación de valor al cliente. Continuará.

 

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15 Responses to Preparar un presupuesto

  1. Esceptico 28 octubre, 2013 at 9:44 #

    se puede elegir al cliente pero no al cliente de tu cliente cliente

    • Isabel Iglesias 28 octubre, 2013 at 17:08 #

      Pues no, pero se puede, y se debe, decidir no trabajar con algunos clientes. Aunque es un tema interesante.

  2. Iago 28 octubre, 2013 at 15:23 #

    Por la parte que me toca/tocó, sigue siendo uno de los proyectos de crecimiento más sugestivos que me has rebotado. Lo que no me explico es que hayas sido capaz de secuenciarlo tan bien 😀

    • Isabel Iglesias 28 octubre, 2013 at 17:12 #

      Pero ya ves que me ha llevado un tiempo… y aún me quedan las otras fases. Como consejero te toca buena nota 🙂

  3. Manel [cumClavis] 31 octubre, 2013 at 8:32 #

    Muy interesante Isabel. Se me escapa el tipo de colaboración que se ha establecido. Se trata de la derivación de un proyecto a desarrollar por vuestra cuenta? El asesoramiento de una consultora a otra? Una posible colaboración entre consultoras para desarrollar un proyecto?
    Últimamente me llaman la atención ciertas formulas colaborativas para aumentar la competitividad en nuestro sector. Un abrazo!

    • Isabel Iglesias 31 octubre, 2013 at 10:26 #

      Buenas observaciones Manel. No fue una relación de consultoras sino consultora-cliente que empezó de la forma habitual, es decir, un potencial cliente que llama para pedir algo que necesita: la empresa constructora, me llamó para lo que su cliente (el banco) le pedía bajo la etiqueta de “acción de consultoría” y para que les ayudara a preparar una propuesta con todos los apartados porque era la primera vez que se les planteaba algo así.
      Podía haberme limitado a lo que me pedían y facturar mi trabajo guardándome mi reflexión sobre lo que pensaba de esa solicitud de su cliente (el banco), o compartir las dudas de mi proceso de análisis. Decidí hacer esto último y en el proceso de “entender” la situación, surgió el objetivo latente de mi cliente, que es algo que entra de lleno en la parte que más me gusta de mi trabajo.

      Tus preguntas tienen mucha relación con lo que yo llamo la tercera fase a la que aludo al final del post. Espero saber completar mis anotaciones en una reflexión útil porque, como también comentaba en el post, este cliente me dio la ocasión perfecta para “meterme en el barro y hacer”.

      Volviendo a las interesantes cuestiones que planteas, creo puede haber magníficas oportunidades de colaboración en este tipo de consultoría cercana (artesana como decís en Redca) para abordar las complejas situaciones que surgen hoy en día en las empresas. De hecho las preguntas son sin duda la mejor muestra del valor de lo que tú aportas en consultoría. Desde luego para mí tus reflexiones son un apoyo y una guía, no en vano los enlaces a tu blog son una constante en los nuestros.

      Un abrazo 🙂

      • Manel [cumClavis] 31 octubre, 2013 at 13:45 #

        Aquí aprendemos todos unos de otros Isa y yo soy de los que se sienten más beneficiados de este intercambio 🙂 Gracias por la respuesta, directa, sencilla y sincera.

        • Isabel Iglesias 31 octubre, 2013 at 17:31 #

          No sé como se podría medir la percepción personal del beneficio pero te aseguro que la mía es muy, muy alta.
          Creo que ese es mi mejor proceso de aprendizaje: elegir de quien y con quien aprender. 🙂 Gracias a ti Manel.

  4. Daniel 1 noviembre, 2013 at 20:55 #

    Me encanta que te llamen porque piensas «raro». ¿Será tu imagen de marca? Un abrazo, Isabel.

    • Isabel Iglesias 2 noviembre, 2013 at 10:23 #

      Mi imagen de marca… ¡Que bueno! ¿Dónde hay que firmar? 😀
      Igual es que me estoy alejando del dolor de estómago de los otros 😉

      Abrazo de vuelta y besos.

  5. Andrés 8 noviembre, 2013 at 15:11 #

    «Me preparas un presupuesto», es la frase mágica que todos queremos oír; nunca molesta, ¿a que no? 1beso, AM.

    • Isabel Iglesias 10 noviembre, 2013 at 16:39 #

      Cierto Andrés, una buena melodía. Sobre todo si tiene continuidad, ¿verdad? 🙂

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